Checklist de documentos para o inventário extrajudicial

Resposta direta: o inventário extrajudicial exige documentos do falecido, do cônjuge ou companheiro, dos herdeiros, dos bens, das dívidas, do testamento e da situação tributária. A relação exata varia conforme o patrimônio, a legislação local e as exigências justificadas do tabelionato e dos órgãos que receberão a escritura.

Um checklist eficiente não é apenas uma lista de certidões. Cada documento deve responder a uma pergunta: quem participa da sucessão, qual era o regime de bens, o que integra o espólio, quanto vale cada item, quais obrigações existem e como a partilha será registrada.

Organizar essas respostas antes da escritura evita três problemas frequentes: recolher certidões que vencem antes de serem usadas, omitir patrimônio e descobrir tarde demais que um bem está irregular.

O que deve ser confirmado antes de reunir os documentos?

Antes de solicitar certidões, faça uma triagem jurídica. Ela define quais documentos realmente serão necessários e se o inventário pode seguir em cartório.

Confirme inicialmente:

• a data e o local do falecimento;
• o último domicílio do falecido;
• a existência de cônjuge ou companheiro e o regime de bens;
• quem são os descendentes, ascendentes e demais possíveis sucessores;
• se existe testamento ou declaração irrevogável;
• se há menor, incapaz ou nascituro;
• se todos concordam com a identificação dos bens e com a partilha;
• se existem imóveis, empresas, ativos financeiros ou bens no exterior;
• se algum herdeiro pretende renunciar ou ceder direitos hereditários;
• se há dívidas, garantias, ações judiciais ou suspeita de patrimônio oculto.

As regras atuais do CNJ admitem a escritura em determinadas situações com menor, incapaz ou testamento, mas impõem salvaguardas específicas. Veja os requisitos atualizados do inventário judicial e extrajudicial antes de iniciar gastos documentais.

Documentos básicos do falecido

• certidão de óbito;
• documento oficial de identidade;
• CPF;
• certidão de nascimento, se era solteiro;
• certidão de casamento atualizada, com as averbações existentes;
• pacto antenupcial e prova de seu registro, se houver;
• escritura, termo declaratório ou sentença relativa à união estável, quando existente;
• comprovante do último domicílio;
• última declaração de imposto de renda e recibo de entrega;
• documentos profissionais ou empresariais relevantes para localizar direitos e obrigações.

A certidão de casamento não serve apenas para demonstrar o estado civil. O regime de bens pode definir a meação, alterar a concorrência sucessória e modificar o conteúdo da partilha.

Se a pessoa era divorciada, separada ou viúva, as averbações e os inventários anteriores devem ser examinados. Um imóvel que ainda consta em nome de ex-cônjuge ou de pessoa falecida anteriormente pode exigir regularização encadeada.

Documentos do cônjuge, companheiro e herdeiros

Para cada interessado, normalmente são necessários:

• documento oficial de identidade e CPF;
• certidão atualizada de nascimento ou casamento;
• informação sobre profissão, endereço e nacionalidade;
• pacto antenupcial e registro, quando houver;
• documentos do representante legal, se houver menor ou incapaz;
• procuração pública com poderes especiais, quando o interessado for representado;
• documentos do cônjuge do herdeiro quando sua participação for necessária.

A Resolução nº 35/2007 prevê o comparecimento dos cônjuges dos herdeiros quando houver renúncia ou partilha que importe transmissão, exceto no casamento sob separação absoluta. O tabelionato deve confirmar a necessidade conforme a estrutura concreta do ato.

Certidões de nascimento e casamento também demonstram o vínculo de parentesco, alterações de nome e fatos que podem mudar a qualificação das partes.

Como documentar a união estável?

Se o falecido mantinha união estável, reúna os instrumentos formais existentes: escritura pública, termo declaratório registrado, sentença, contrato de convivência e certidões correspondentes.

No inventário extrajudicial, o convivente sobrevivente pode ser reconhecido como herdeiro quando a união é aceita pelos demais sucessores. Se for o único sucessor, a Resolução nº 35/2007 exige reconhecimento prévio da união por sentença, escritura pública ou termo declaratório devidamente registrado.

Quando não há documento formal ou consenso, podem ser relevantes comprovantes de residência comum, dependência em planos, declarações fiscais, contratos, filhos em comum e outros elementos. Contudo, a necessidade de produzir prova controvertida pode conduzir a questão ao Judiciário.

Como verificar a existência de testamento?

A ausência de um testamento conhecido pela família não basta. É preciso realizar a consulta e obter a certidão correspondente na central notarial competente, além de reunir cópia do testamento quando localizado.

Se houver testamento válido e eficaz, o inventário consensual pode ser concluído por escritura após autorização expressa do juízo sucessório em ação de abertura e cumprimento, por sentença transitada em julgado. Devem ser apresentados a certidão do testamento e os documentos do processo.

Testamento invalidado, revogado, rompido ou caduco também exige reconhecimento judicial definitivo da invalidade ou ineficácia. Se houver disposição reconhecendo filho ou outra declaração irrevogável, o inventário deverá seguir judicialmente.

Documentos de imóveis urbanos

Para cada imóvel urbano, verifique:

• matrícula atualizada do Registro de Imóveis;
• escritura, formal de partilha, contrato ou outro título de aquisição;
• inscrição imobiliária e cadastro municipal;
• valor venal e informações usadas para avaliação tributária;
• certidão ou demonstrativo de débitos municipais;
• documentos de condomínio e débitos condominiais, quando aplicável;
• contrato de financiamento, alienação fiduciária, hipoteca ou usufruto;
• contratos de locação e comprovantes de rendimentos;
• planta, habite-se ou documentos de construção, se houver divergência na matrícula.

Compare a realidade com a matrícula. Área construída não averbada, titularidade desatualizada, promessa de compra e venda sem registro ou diferença de estado civil podem impedir a transferência final mesmo quando a escritura de inventário estiver pronta.

Documentos de imóveis rurais

Além da matrícula e do título de aquisição, um imóvel rural pode exigir:

• Certificado de Cadastro de Imóvel Rural — CCIR;
• documentos do Imposto sobre a Propriedade Territorial Rural — ITR;
• Cadastro Ambiental Rural — CAR;
• certificações e peças de georreferenciamento, quando aplicáveis;
• informações sobre atividade produtiva, arrendamento e parceria;
• documentos ambientais e de reserva legal;
• provas de posse, benfeitorias e confrontações quando houver divergência registral.

A Resolução nº 35/2007 menciona expressamente o CCIR. Outros documentos dependem da legislação agrária, ambiental, tributária, da dimensão do imóvel e da providência registral pretendida.

Veículos e outros bens móveis

Para veículos, reúna CRLV, Renavam, dados de financiamento, restrições, multas e referência de valor. Embarcações e aeronaves exigem registros próprios, certificados e informações da autoridade competente.

Também devem ser avaliados:

• joias, obras de arte e coleções relevantes;
• máquinas, equipamentos e bens usados em atividade empresarial;
• créditos decorrentes de contratos, empréstimos e precatórios;
• direitos autorais, marcas, patentes e royalties;
• animais registrados e ativos vinculados à atividade rural.

Fotos e declarações familiares ajudam a localizar bens, mas a escritura deve usar documentos capazes de demonstrar titularidade, características e valor.

Contas bancárias, investimentos, seguros e previdência

Solicite informações com posição na data do falecimento e, quando necessário, movimentações posteriores:

• extratos de contas-correntes e poupanças;
• certificados de depósitos, renda fixa, ações e fundos;
• notas de corretagem e informes de custódia;
• consórcios, capitalizações e créditos a receber;
• apólices de seguro e indicação de beneficiários;
• planos de previdência e regulamentos do produto;
• empréstimos, limites utilizados e garantias.

Seguro de vida e previdência não devem ser classificados automaticamente como herança ou como verba externa ao inventário. A natureza do produto, a indicação de beneficiário, a origem das contribuições e a legislação aplicável precisam ser examinadas.

Se a família não conhece todas as instituições, a nomeação prévia de inventariante por escritura pode permitir a busca de informações bancárias e fiscais necessárias à conclusão do inventário.

Empresas, quotas e atividade profissional

Quando o falecido era empresário ou sócio, reúna:

• contrato social, estatuto e todas as alterações;
• cartão do CNPJ e certidões da Junta Comercial;
• acordo de sócios e regras de sucessão empresarial;
• balanço, balancete e demonstrações próximas à data do falecimento;
• livros societários e certificados de ações;
• declarações fiscais e contabilidade da empresa;
• contratos de financiamento, garantias e avais;
• documentos para avaliação das quotas ou apuração de haveres.

O valor nominal da quota raramente revela sozinho o valor econômico da participação. A análise precisa considerar patrimônio, dívidas, fluxo de caixa, cláusulas contratuais e continuidade da atividade.

Ativos digitais e informações eletrônicas

Criptomoedas, contas de investimento no exterior, domínios, canais monetizados, créditos em plataformas e arquivos digitais com valor econômico também devem ser investigados.

Registre a existência do ativo, a plataforma, os comprovantes de titularidade e a forma jurídica de acesso. Senhas, chaves privadas e códigos de recuperação exigem tratamento seguro; não devem circular livremente entre familiares nem ser inseridos em documentos públicos.

Conteúdo puramente pessoal, comunicações privadas e ativos econômicos digitais podem receber tratamentos distintos. A avaliação deve respeitar contratos, proteção de dados, personalidade e regras da plataforma.

Dívidas e despesas do espólio

Um checklist incompleto costuma registrar apenas ativos. Inclua:

• financiamentos e empréstimos;
• tributos e taxas pendentes;
• condomínio, energia, água, seguro e manutenção;
• despesas médicas, hospitalares e funerárias;
• obrigações empresariais, trabalhistas ou rurais;
• ações judiciais em que o falecido ou o espólio figure como parte;
• avais, fianças, garantias e dívidas em discussão;
• valores pagos individualmente por algum herdeiro após o falecimento.

Preserve contratos, boletos, comprovantes e a origem de cada obrigação. A existência de credores não impede, por si só, o inventário extrajudicial, mas exige transparência e planejamento do pagamento.

Doações, adiantamentos e negócios realizados em vida

Reúna escrituras de doação, transferências relevantes, contratos de compra e venda com familiares, cessões, renúncias, empréstimos e comprovantes de origem dos recursos.

Doações feitas a descendentes podem constituir adiantamento de herança e estar sujeitas à colação, salvo hipóteses legais e dispensa válida. A falta desses documentos pode provocar quinhões incorretos, discussão sobre a legítima e diferença de ITCMD.

Se o patrimônio foi objeto de planejamento, compare todos os instrumentos. Veja como planejamento sucessório, legítima e instrumentos patrimoniais devem funcionar de forma coordenada.

Documentos fiscais e critérios de avaliação

Além das declarações do falecido, organize a declaração do ITCMD, guias, avaliações, certidões e demonstrativos usados para formar a base de cálculo. A lei estadual ou distrital define procedimento, valores, prazos, alíquotas e eventuais benefícios. Para compreender a avaliação e o acúmulo de transmissões, consulte a análise sobre progressividade do ITCMD e recálculo de doações sucessivas.

Em abril de 2026, o CNJ decidiu que a lavratura do inventário extrajudicial não pode ser condicionada à apresentação de CND ou de certidão positiva com efeitos de negativa. As certidões podem ser solicitadas para fins informativos e a situação fiscal pode constar da escritura, sem que a existência de débito seja usada como bloqueio automático.

Em 18 de agosto de 2026, o CNJ também afastou o pagamento prévio do ITCMD como condição para a escritura. O imposto continua devido, e o modelo aprovado prevê declaração das partes e comunicação do ato ao Fisco quando não houver pagamento. Entenda a decisão do CNJ sobre ITCMD no inventário extrajudicial.

Como organizar a pasta do inventário extrajudicial?

Uma estrutura simples reduz omissões:

1. 01 — Falecido: documentos pessoais, estado civil, domicílio e imposto de renda.
2. 02 — Família: certidões e documentos de todos os interessados.
3. 03 — Testamento: pesquisa, certidão, instrumento e processo judicial.
4. 04 — Imóveis: uma subpasta para cada matrícula.
5. 05 — Bens móveis: veículos, equipamentos e itens relevantes.
6. 06 — Bancos: uma subpasta para cada instituição.
7. 07 — Empresas: atos societários, contabilidade e avaliação.
8. 08 — Dívidas: contratos, cobranças, garantias e comprovantes.
9. 09 — Doações: atos realizados em vida e provas de valores.
10. 10 — Tributos: declarações, guias, certidões e cálculos.

Nomeie os arquivos com data, tipo e bem relacionado. Exemplo: “2026-08-22_matricula_12345_imovel_centro.pdf”. Mantenha uma planilha com origem do documento, data de emissão, validade, pendência e responsável pela obtenção.

As certidões precisam estar atualizadas?

Sim, conforme o prazo aceito pelo tabelionato, pelo registro e pela norma local. Não há uma validade nacional única para todos os documentos. Matrículas, certidões civis e certidões fiscais podem ter janelas de aceitação diferentes.

Solicitar tudo no primeiro dia pode gerar custo duplicado se a análise levar meses. Primeiro identifique os documentos existentes e as irregularidades; depois emita as certidões que precisam estar recentes, seguindo um cronograma.

Documentos digitais são suficientes?

Certidões eletrônicas com assinatura ou código de validação podem ser aceitas conforme o emissor e a serventia. Fotografias e digitalizações simples ajudam na análise inicial, mas podem não substituir o original, a cópia autenticada ou o documento eletrônico verificável.

A Resolução nº 35/2007 prevê documentos originais ou cópias autenticadas na lavratura, com apresentação original dos documentos de identidade. A operacionalização deve ser confirmada com o tabelionato escolhido.

Erros que atrasam o inventário extrajudicial

• emitir certidões antes de identificar todos os herdeiros e bens;
• usar apenas a declaração de imposto de renda como lista patrimonial;
• confundir posse, contrato e propriedade registrada;
• ignorar dívidas, doações e rendimentos posteriores ao falecimento;
• apresentar valor sem explicar sua fonte;
• não conferir nomes, CPF, regime de bens e averbações;
• expor senhas e chaves de ativos digitais;
• presumir que a escritura resolverá irregularidades anteriores;
• esperar a documentação perfeita para tomar a primeira providência.

O prazo para abertura começa com o falecimento. Se os documentos ainda estão incompletos, veja como iniciar o inventário sem perder o controle do prazo.

Perguntas frequentes

Preciso levar documentos de todos os bens?

Sim. A escritura deve identificar o acervo e a titularidade. Bens sem documentação suficiente podem exigir diligência, regularização prévia ou sobrepartilha posterior.

A declaração de imposto de renda prova a propriedade?

Não de forma isolada. Ela é uma fonte importante para localizar patrimônio, mas deve ser comparada com matrículas, registros, contratos, extratos e outros títulos.

A CND é obrigatória para lavrar a escritura?

O CNJ decidiu em 2026 que a lavratura não pode ser bloqueada pela ausência de CND ou CPEN. As certidões podem ser solicitadas para informar a situação fiscal, sem substituir a análise das dívidas e obrigações.

É preciso ter o ITCMD pago antes de ir ao cartório?

O CNJ decidiu em 18 de agosto de 2026 que o pagamento prévio não é condição para a escritura. Até a revisão de 25 de agosto de 2026, o texto consolidado da Resolução nº 35/2007 ainda reproduzia a redação anterior do art. 15. Por isso, confirme a publicação da alteração e o fluxo adotado pelo tabelionato e pelo Fisco, sem interpretar a decisão como isenção ou perdão do imposto.

O advogado é obrigatório?

Sim. A escritura deve contar com assistência de advogado ou defensor público, identificado no ato notarial.

Posso acrescentar um bem depois?

Sim, por sobrepartilha, desde que sejam cumpridos os requisitos aplicáveis. Contudo, localizar o bem antes reduz custos e evita novo procedimento.

Como transformar o checklist do inventário extrajudicial em um plano de ação?

Comece com uma lista preliminar, marque o que está confirmado, o que depende de certidão e o que exige investigação. Em seguida, atribua responsáveis e prazos. O levantamento patrimonial organizado ajuda a cruzar registros, declarações, contratos e informações familiares.

O objetivo não é acumular papéis. É construir uma narrativa documental em que cada pessoa, bem, dívida e valor possa ser verificado. Quando essa base está pronta, a partilha deixa de depender de suposições e ganha previsibilidade.

A triagem deve ocorrer antes da emissão das certidões com prazo de aceitação limitado. Se a família precisa definir a via adequada, identificar pendências ou montar o dossiê do inventário extrajudicial, solicite uma análise jurídica do caso. A consulta começa pela árvore familiar, pelo patrimônio conhecido e pelos documentos já disponíveis.

Fontes oficiais

• CNJ — Resolução nº 35/2007, especialmente arts. 20 a 24
• CNJ — Resolução nº 571/2024
• CNJ — decisão sobre CND no inventário extrajudicial
• CNJ — decisão de 18 de agosto de 2026 sobre pagamento prévio do ITCMD
• Código de Processo Civil, normas sobre inventário e partilha

Autor: Carlos Alberto Lima Cruz, advogado, OAB/MA 25.477.

Revisão editorial e jurídica: 25 de agosto de 2026.

Conteúdo informativo. O checklist deve ser adaptado ao patrimônio, ao tabelionato, à legislação tributária e às regras registrais aplicáveis. O texto não substitui consulta jurídica nem representa promessa de resultado.